Política de tratamiento de datos personales

GESTIÓN Y LOGÍSTICA DE TRANSPORTE S.A.S. – GYTRANS S.A.S., en su condición de responsable, encargado, mandante y eventualmente mandataria sobre el tratamiento de los datos personales, ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN”, siguiendo las siguientes

• CONSIDERACIONES GENERALES

GYTRANS S.A.S. acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política, adopta y aplica la presente Política para el tratamiento de los datos personales. GYTRANS S.A.S., manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Que, en el ejercicio de la actividad de la empresa, resulta indispensable, entre otros, recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir, entregar a terceros y, demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto de la empresa y actos contractuales en los que se ve involucrado.

La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.

La información que se encuentra en la Base de Datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de GYTRANS S.A.S., su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.

Que, en virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de GYTRANS S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, GYTRANS S.A.S. ha diseñado esta Política de Tratamiento de Datos Personales respecto de la recolección de los mismos por los diferentes medios físicos o electrónicos.

• ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS:

La Política de Protección de Datos Personales de GYTRANS S.A.S. se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para la sociedad sean objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. 

La cobertura de estas políticas cobija a todos los colaboradores, clientes, proveedores de GYTRANS S.A.S., así como a los potenciales clientes, proveedores y terceros interesados con quienes la sociedad mantiene comunicación.

• CUMPLIMIENTO

La presente política de tratamiento de datos es de obligatorio y escrito cumplimiento por parte de todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de GYTRANS S.A.S.

• PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la obligación que tiene de proteger sus sistemas de información, se implementó la “Política y estándares de seguridad de GYTRANS S.A.S.” a través de la cual se establecieron las medidas de seguridad de la información que está bajo custodia de la compañía. No obstante, y respetuoso del cumplimiento de las nuevas disposiciones legales que se han expedido en materia de protección de datos de carácter personal, GYTRANS S.A.S. se permite formular los presentes principios de interpretación de la Política de Tratamiento de Datos Personales, que recogen de manera integral tanto las políticas existentes en seguridad de la información, como lo pertinente a las inclusiones particulares de protección de datos personales, propendiendo por garantizar los derechos de los titulares de datos personales a quienes en ejercicio de sus funciones GYTRANS S.A.S. realiza tratamiento. Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información y para la correcta interpretación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

GYTRANS S.A.S., entendiendo la relevancia e implicaciones del tratamiento de datos personales, aplica y efectúa su actuar y su política de tratamientos de datos en los principios y directrices consagrados en la ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, lo estipulado en el artículo 15 de nuestra Constitución Política y la guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

GESTIÓN Y LOGÍSTICA DE TRANSPORTE S.A.S. – GYTRANS S.A.S., constituida hace más de 10 años, inscrita en la cámara de comercio de Medellín para Antioquia e identificada con NIT. 900.306.833 – 8, domiciliada en la ciudad de Bello, Antioquia, en la Calle 22 D No. 45 – 39, oficina 311, Km 0 Autopista Medellín – Bogotá, cuenta con un PBX (+604) 448 40 24, un móvil No. 318 5552090 y un correo de atención servicioalcliente@gytrans.com.co.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

Los titulares de los datos personales son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de GYTRANS S.A.S.

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales GYTRANS S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
• Ser informado por GYTRANS S.A.S., respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a GYTRANS S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante GYTRANS S.A.S.
• Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

• FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

1. Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.
2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

GYTRANS S.A.S. utilizará la información personal prevista en esta política de privacidad para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. 

GYTRANS S.A.S. también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

• Evaluación, mantenimiento y mejora de las características y funcionalidades de la Aplicación y la experiencia de los contratistas, clientes y demás personas que hagan parte de la cadena de transporte. 
• Conocimiento de las necesidades, gustos y preferencias del Usuario con el único propósito de ofrecer beneficios e información sobre trámites y novedades que puedan ser de su interés y que pueda realizar mediante la Aplicación.
• Envío de información comercial y publicitaria de carácter general sobre los servicios que presta GYTRANS S.A.S.
• Análisis de datos personales recolectados para el continuo desarrollo de algoritmos de seguridad en la identificación de los Usuarios y/o Titulares.
• Efectuar las gestiones pertinentes en la etapa precontractual, contractual y post contractual con GYTRANS S.A.S., respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos, que el Titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
• Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de GYTRANS S.A.S o empresas vinculadas y los aliados comerciales de GYTRANS S.A.S.
• Los datos que se recolecten o almacenen sobre los colaboradores de GYTRANS S.A.S. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, GYTRANS S.A.S. utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: 
• Dar cumplimiento a las leyes, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
• Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes.
• Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
• Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.
• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
• Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
• Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.
• Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.
• Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.
• Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar, proteger las operaciones de GYTRANS S.A.S. o de sus socios dentro del negocio, así como los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de GYTRANS S.A.S., los clientes, proveedores o contratistas; obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a GYTRANS S.A.S.

• ACTUALIZAR, CORREGIR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITUAR:

El titular de los datos personales puede solicitar a GYTRANS S.A.S. por medio del correo servicioalcliente@gytrans.com.co  de solicitudes, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular de los datos.
2. Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.
3. Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
4. Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).
5. Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

Recibida la solicitud del Titular de los datos personales por medio del correo servicioalcliente@gytrans.com.co   de solicitudes, con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera al responsable o encargado del tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a cinco (5) días hábiles desde la fecha su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud.

• REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES:

En cualquier momento el titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales suministrados a GYTRANS S.A.S.; para ello debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud.

El Titular de los Datos Personales para poder gestionar la revocación ante GYTRANS S.A.S., debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales.

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE GYTRANS S.A.S.

• TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

En el ejercicio de su actividad, y con el fin de cumplir con la Resolución 350 del 1 de marzo de 2022 del Ministerio de Salud y de la normativa que se expida en adelante al respecto, GYTRANS S.A.S. podrá recolectar información personal biométrica como voz, firma, huellas, fotografías del rostro (selfie), reconocimiento facial, rasgos morfológicos, entre otros con el fin de facilitar la identificación de los Usuarios y/o Titulares.

• TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

GYTRANS S.A.S. puede tratar, compartir, transmitir, entregar, suministrar, transferir o divulgar la información personal, dentro y fuera del territorio colombiano de acuerdo con las finalidades legales, contractuales con el Titular, así como con las enunciadas en el Numeral X de la presente Política, siempre y cuando cuente con la autorización del Titular o cuando, sin contar con la autorización, existan contratos, cláusulas de transmisión o transferencia de datos.

• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE:

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

• TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES:

GYTRANS S.A.S. tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Seguridad para la entrega de Datos con todos los proveedores.

• TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA:

Todos los datos suministrados por los empleados de GYTRANS S.A.S serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de GYTRANS S.A.S, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

Al momento del ingreso a GYTRANS S.A.S de empleados nuevos con contrato laboral, es requisito que, al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.

Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en GYTRANS S.A.S, es necesario garantizar del empleado la firma y aceptación de la presente política.

• VIDEOVIGILANCIA:

GYTRANS S.A.S informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles.

GYTRANS S.A.S cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

• VIGENCIA

La presente política de Tratamiento De Datos desarrollada por la sociedad GYTRANS S.A.S., inicia su aplicabilidad desde el día 01 del mes de enero del año 2022.